Hinweisgebersystem für Compliance. Sicher, anonym, skalierbar.

Warum profitiert Ihr Unternehmen von einem Hinweisgebersystem?

Ihre Mitarbeiter erhalten über die Whistleblower-Plattform Got Ethics ein sicheres Kommunikationsmittel um unethisches, unlauteres oder ungesetzliches Verhalten anonym zu melden. Als Compliance Manager bleiben Sie mit dem Hinweisgeber im vertraulichen Dialog. Sichern Sie Ihren wirtschaftlichen Erfolg indem Sie auf Missstände und Verstöße gegen Compliance Richtlinien frühzeitig reagieren können.

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Vorteile unseres webbasierten Hinweisgebersystems

Schutz

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor rechtlichen und wirtschaftlichen Schäden.

Sicherheit

Got Ethics und das Rechenzentrum sind nachweislich ISO 27001 zertifiziert und erfüllen höchste Sicherheitsansprüche.

Compliance

Zeigen Sie Verantwortung und ermöglichen Ihren Mitarbeitern die Einhaltung Ihrer Compliance Richtlinien.

Integration

Profitieren Sie von der einfachen Integration in Ihre Organisationsabläufe und von unserem exzellenten Support.

Anonymität

Die Got Ethics-Lösung ermöglicht einen anonymen Dialog zwischen Hinweisgeber und Compliance-Beauftragten.

Usability

Eine intuitive Oberfläche reduziert die Barrieren des Whistleblowing und ermöglicht eine einfache Verwaltung.

Flexibilität

Verschiedene Sprachen oder länderspezifische Datenschutzgesetze - passen Sie die Plattform flexibel
Ihren Bedürfnissen an.

Betriebsklima

Schützen Sie Mitarbeiter und Betriebsklima, indem die Vertraulichkeit der Mitarbeiteridentität gewahrt bleibt.

Hinweisgebersystem: DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert

Oberste Priorität eines Hinweisgebersystems hat der Schutz der sensiblen Daten und der Anwender. Got Ethics ist von PWC geprüft worden: Die gesamte Datenerfassung und –speicherung ist nachweislich konform mit der EU-DSGVO.

Nur ein Höchstmaß an organisatorischer und technologischer Sicherheit, die höchste Verfügbarkeit und absolute Integrität der Daten führen zur Basis jeglicher Zusammenarbeit – zu Vertrauen. Got Ethics und der deutsche Hoster sind jeweils ISO 27001 zertifiziert.

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Der Weg zu Ihrem persönlichen Hinweisgebersystem

Got Ethics unterstützt Sie bei der Konzeption und Implementierung eines Hinweisgebersystems. Profitieren Sie von der Erfahrung aus über 500 Projekten in unterschiedlichsten Branchen - weltweit. In wenigen Schritten gelangen Sie zu Ihrem eigenen System:

Vereinbaren Sie einen Termin für eine individuelle Präsentation – ganz unverbindlich.
Got Ethics kümmert sich um die Einrichtung des Hinweisgebersystems in Ihrem Corporate Design.
Das System ist umfangreich ausgestattet und schont so Ihre Ressourcen.
Per Konfiguration lassen sich Ihre individuellen Anforderungen, bspw. an Meldekanäle, Inhalte oder Workflows, abbilden.
In kürzester Zeit ist das System einsatzbereit – hierzu ist es umfangreich ausgestattet und schont so auch Ihre Ressourcen.
Der persönliche Support steht Ihnen jederzeit zuverlässig zur Verfügung.

Die Pflicht zur Einführung eines Hinweisgebersystems

Um Hinweisgebern den Schritt zur Meldung von eventuellen Unregelmäßigkeiten oder Straftaten zu erleichtern, hat die EU eine Richtlinie „zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden" verabschiedet - die sogenannte „Whistleblower-Richtlinie“.

Hierunter fallen Unternehmen, Verbände, Vereine sowie weitere Organisationen mit mindestens 50 und mehr Mitarbeitern sowie Gemeinden ab 10.000 Einwohnern. Die „EU-Whistleblower-Richtlinie" sieht folgenden Rahmen vor:

Die Pflicht zur Einführung eines internen anonymen Meldekanals.
Das Hinweisgebersystem kann vom Unternehmen selbst oder durch Dienstleister betrieben werden.
Potentielle Hinweisgeber müssen uneingeschränkten Zugang zum Meldekanal erhalten.
Das Meldesystem muss auch Geschäftspartnern und Externen (z.B. Ehemalige oder Angehörige von Mitarbeitern) zugänglich gemacht werden.
Meldekanäle müssen schriftliche und / oder mündliche Beschwerden zulassen.
Zur Wahrung der Vertraulichkeit sollte nur ein Kreis aus Verantwortlichen des Unternehmens Zugang zu den sensiblen Meldungen haben.
Das Unternehmen ist verpflichtet, dem Hinweisgeber den Eingang des Hinweises zeitnah zu bestätigen (Frist: 7 Tage), nachzuverfolgen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen - hierzu ist ein Dialog erforderlich.
Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber soll innerhalb zwei Monaten erfolgen.
Die Falldokumentation soll revisionssicher und datenschutzkonform sein.

Sind Unternehmen in mehreren EU-Ländern aktiv, so müssen diese Unternehmen auch die jeweiligen, nationalen Umsetzungen der Whistleblower-Richtlinie berücksichtigen.

Eine Auswahl der über 500 Got Ethics-Kunden

mehr kundenbewertungen auf g2

Das sagen unsere Kunden über die Hinweisgeberplattform

Die Continentale

"Unser Unternehmensverbund hat auf der gesetzlichen Grundlage des § 23 VAG ein anonymes Online-Hinweisgebersystem eingerichtet. Nach einer Analyse des Anbietermarktes stellte sich recht schnell heraus, dass der dänische Anbieter GotEthics gemeinsam mit seinem deutschen Kooperationspartner comspace ein technisch ausgereiftes, sicheres und zugleich preislich angemessenes System anbietet.

Vom ersten Kontaktgespräch bis zur Aktivierung des Systems verlief die Zusammenarbeit vorbildlich. Das System wurde genau so eingerichtet, wie es unseren Ansprüchen an Funktion, Darstellung und Administration entspricht. Dafür ein großes Kompliment und „Danke schön“."

Jürgen Berressem, Compliance-Verantwortlicher des Continentale Versicherungsverbundes

Hella

Das webbasierte Hinweisgeber-System von Got Ethics hat sich bei uns bereits im weltweiten Einsatz bewährt. Got Ethics hat sich auf kompetente und lösungsorientierte Weise um die Anpassung der Plattform an unsere Anforderungen, die Einrichtung und Aktivierung gekümmert und steht jederzeit für den Support im laufenden Betrieb bereit – so wünscht man sich die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister.

Hinsichtlich Funktionalitäten, technischer Stabilität, Datenschutz und Sicherheit, Bedienerfreundlichkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns das System so überzeugt, dass wir es schon vielen anderen Unternehmen weiterempfohlen haben."

Dr. Oliver Mross, Head of Corporate Compliance Office, Hella GmbH & Co. KGaA

Infraserv Höchst

"Wir hatten uns dazu entschieden, proaktiv zu handeln und ein Hinweisgebersystem präventiv einzuführen – auch wenn eine Verpflichtung noch nicht vorliegt. In einer Ausschreibung setzte sich für uns Got Ethics durch. Got Ethics entspricht genau unseren Anforderungen an ein Hinweisgebersystem und ist zudem günstiger als andere Systeme. Die Einführung von Got Ethics war einfach und schnell, alles in allem haben wir nur zwei Arbeitstage gebraucht."

Dr. Wolfram Schmidt, Chief Compliance Officer (CCO), Infraserv GmbH & Co. Höchst KG

Otto Bock HealthCare

"Als Hersteller hochwertiger Medizintechnik unterliegen wir strengen regulatorischen Normen und Vorgaben. Die Einhaltung dieser Gesetze und Standards sicher zu stellen ist für uns höchstes Gebot. Aus diesem Grund haben wir uns für die Einführung des webbasierten Hinweisgebersystems von Got Ethic entschieden. Das System hat uns hinsichtlich Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Preis absolut überzeugt.

Unser Online-Dienstleister comspace hat die Whistleblowing-Plattform eingerichtet, im Ottobock Webdesign gebrandet und Funktionen wie Länderauswahl und Dialogverlauf an unsere individuellen Anforderungen angepasst. Mit der umfassenden Beratung und der zügigen Umsetzung waren wir sehr zufrieden."

Steffen Rehse, Head of Information Management Services, Otto Bock HealthCare GmbH

Pensionskasse für die Deutsche Wirtschaft (PKDW)

"Die Zusammenarbeit zur Einführung eines elektronischen Hinweisgebersystems gestaltete sich vom Erstkontakt bis zur finalen Umsetzung als sehr freundlich, professionell und zu jedem Zeitpunkt des Projektes als äußerst lösungsorientiert. Dies galt während der Laufzeit des Projektes für die Betreuung vor Ort ebenso wie für die stets erreichbare fernmündliche Begleitung. Die Reaktionszeiten in den einzelnen Phasen der Implementierung waren schnell und auch im laufenden Support stehen feste Ansprechpartner aus dem Kundenbetreuungsteam bei Bedarf umgehend zur Verfügung.“

Oliver Möbs, Compliance-Beauftragter der Pensionskasse für die Deutsche Wirtschaft (PKDW)

Sto

"Sto entwickelt innovative, funktionelle Produkte und Systeme zur Gestaltung von Bauteilen und Bauteiloberflächen im Außen- und Innenbereich. Die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards gehört seit der Gründung von Sto zu den Eckpfeilern der Unternehmensphilosophie.

Das Hinweisgebersystem Got Ethics haben wir nach einem komplexen Ausschreibungsprozess aufgrund seiner guten Funktionalitäten, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit ausgewählt. Das System gibt Sto jetzt die Möglichkeit, über Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Compliance-Regeln informiert zu werden und somit zu deren Aufdeckung beizutragen.

Die Einführung des Systems hat die Firma comspace schnell, unkompliziert und kompetent unterstützt. Der Support nach der Einführung ist ebenfalls absolut professionell."

Christophe Verolet, Leiter Internes Audit, Sto Gruppe

Direkt mit Got Ethics Kontakt aufnehmen

Marco Hüsener

Managing Director Got Ethics GmbH

Telefon: +49 5722 2815906

3,4 Mrd €

Schaden entstand 2018 durch Wirtschaftskriminalität in Deutschland.

25%

aller in der EU vergebenen Aufträge sind durch Korruption beeinflusst.

86%

aller europäischen Mitarbeiter würden einen Korruptionsvorfall melden.

Für wen gilt die Hinweisgeberrichtlinie?

Folgende Organisationen sind nach der „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ verpflichtet, interne Meldesysteme zur Entgegennahme von Hinweisen einzurichten:

Unternehmen, Verbände, Vereine sowie weitere Organisationen mit mehr als 50 MitarbeiterInnen
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als EUR 10 Mio.
Landes -/ Regionalverwaltungen und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern.

5 Anforderungen an ein Hinweisgebersystem nach der Whistleblower-Richtlinie

Um den Schutz von Hinweisgebern in Unternehmen zu verbessern haben sich die EU-Mitgliedsstaaten für eine einheitliche Richtlinie ausgesprochen, die nun von allen Mitgliedsstaaten bis 2021 umzusetzen ist. Im Kern geht es um die Stärkung der Position von Hinweisgebern, die bei der Aufklärung von Missständen eine wichtige Rolle einnehmen und der Implementierung von Meldekanälen nach spezifischen Kriterien.

Unternehmen müssen die Anforderungen aus der „Whistleblower-Richtlinie“ nun mit Ihren vorhandenen Meldekanälen oder Meldesystemen abgleichen. Folgende Anforderungen sollten Sie beachten:

1. Die Einrichtung von anynomen Meldekanälen

Unternehmen, die unter die Richtlinie fallen, benötigen einen internen Meldeprozess, der Internen und Externen die Möglichkeit gibt, Hinweise anonym zu melden. Die Abgabe der Hinweise muss telefonisch, schriftlich oder persönlich möglich sein. Das Unternehmen muss einen unabhängigen Verantwortlichen benennen und die Bearbeitung der Hinweise sicherstellen. Darüber hinaus müssen Unternehmen zu ihren Meldeverfahren klar, transparent und leicht zugänglich informieren.

2. Fristen und Rückmeldepflicht an den Hinweisegeber

Es besteht die Pflicht, den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen zu geben, wie etwa die Veranlassung interner Ermittlungen, die Weitergabe von Informationen an externe Behörden oder auch die Einstellung der Verfolgung des Hinweises. Ein Dialog mit dem Hinweisgeber muss hierzu möglich sein.

3. Schutz und Mechanismen gegen Vergeltungsmaßnahmen

Ein weiteres Ziel der Richtlinie ist der Schutz der Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen, wie Diskriminierung, Rufschädigung oder Kündigung. Personen, die den Hinweisgeber unterstützt haben (z.B. KollegInnen oder Angehörige), sind ebenfalls geschützt.

Es gilt das Prinzip der Beweislastumkehr: Die von der Meldung betroffene Person oder das Unternehmen muss nachzuweisen, dass keine Repressalien gegen den/die Hinweisgeber ergriffen wurden. Hinweisgeber werden zudem in Gerichtsverfahren geschützt, indem sie von der Haftung für offengelegte Informationen befreit werden.

4. Mehrstufiges Meldesystem

Die Richtlinie sieht ein dreistufiges Meldesystem vor. Halten Hinweisgeber die jeweiligen Vorgaben ein, so haben sie Anspruch auf Schutz nach Maßgabe der Richtlinie.

Zunächst sind Missstände intern zu melden (sofern angemessene Meldekanäle existieren). Wird der Missstand nicht innerhalb von drei Monaten bearbeitet, dürfen sich Hinweisgeber an eine zuständige Behörde wenden – man spricht dann von der „externen Meldung“. Existiert eine unmittelbare Gefährdung des öffentlichen Interesses oder die Gefahr eines irreparablen Schadens, so kann der Hinweisgeber auch direkt an die Öffentlichkeit gehen, wie z.B. Medien, Presse oder die Allgemeinheit.

5. Datenschutz und Sicherheit

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur EU-DSGVO konform verarbeitet werden, dies betrifft Daten des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen. Eine revisionssichere Falldokumentation muss gewährleistet sein, um eingegangene Hinweise als Beweismaterial zu verwenden.

Nehmen Sie Kontakt mit den Experten von Got Ethics auf

Das digitale Hinweisgebersystem von Got Ethics hilft Ihrem Unternehmen bei der Herausforderung, die Whistleblower-Richtlinie datenschutz- und gesetzeskonform umzusetzen.

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Anwendungsbereich der Hinweisgeber-Richtlinie

Die Richtlinie definiert Mindeststandards für den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Hierzu zählen u.a. explizit Verstöße in den Bereichen:

Finanzdienstleistungen
Finanzprodukte und Finanzmärkte
Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
Öffentliche Gesundheit
Öffentliches Auftragswesen
Produktsicherheit und -konformität
Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten
Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
Tiergesundheit und Tierschutz
Umweltschutz
Verbraucherschutz
Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Verkehrssicherheit
Wettbewerbsrecht

Brauche ich Compliance?

Ohne zu wissen, wer Sie sind und für welche Organisation Sie arbeiten: Ja, ganz sicher. Hier sind drei gute Gründe für Compliance in Ihrer Organisation:

Grund 1: Compliance macht unternehmerisch Sinn

Durchschnittlich 3-7% Umsatzverlust verbucht jedes Unternehmen im Jahr durch unethisches, unlauteres oder auch illegales Handeln. Häufig wird auch von “dolosen Handlungen” gesprochen. Gutes Compliance Management lenkt diesen Verlust wieder in die eigenen Kassen. Die Investition in gute Compliance Software zeigt also einen sehr schnellen Return on Investment (RoI).

Grund 2: Der Gesetzgeber will Compliance

Compliance, oder richtiger IT-Compliance ist wesentlich für jedes größere Unternehmen. Eine Vielzahl an Gesetzen, Grundsätzen, Rahmenbedingungen und Richtlinien fordern von Unternehmen die Einhaltung von vielfältigen Standards. Die Nichteinhaltung von diesen Standards kann Strafen nach sich ziehen; ebenfalls in sehr vielen Formen.

Grund 3: Compliance ist das Richtige

Wir alle wollen das Richtige tun, jeden Tag. Wir sind im Kern ehrlich, doch häufig verhindern die Umstände, dass wir nicht so agieren, wie wir es gerne täten. Warum sprechen wir den Umweltsünder nicht an, der seinen Müll einfach in den Busch pfeffert? Meist sind es die Konsequenzen für uns selbst, die wir fürchten.

Daniel Domscheidt-Berg war früher einer der Macher hinter Wikileaks und hat insofern besondere Kenntnisse über Whistleblower. Auf dem Bundeskongress Compliance Management 2015 hielt er eine Keynote und sprach über die positive Wirkung von Whistleblowing auf Organisationen und Gesellschaften. Transparenz ist zentral, "alles kommt heute irgendwann ans Licht". Er betont, dass die heutige Zeit nach Möglichkeiten verlangt, um diese Transparenz herzustellen. Aus unserer Sicht sind das Hinweisgebersysteme.

Einer der drei (oder alle?) oben genannten Gründe überzeugt jeden. Für Revisoren, Finanzvorstände und Geschäftsführer ist vielleicht der erste Grund der stärkste Anlass für das Compliance Management. Justiziare und andere Juristen haben eventuell den zweiten Grund im Fokus. Der dritte Grund ist jedoch universal.

Compliance fördert unsere Ehrlichkeit. Ein gutes Hinweisgebersystem nimmt uns die Furcht um die Konsequenzen. Es erlaubt es uns, richtig zu handeln wo wir sonst vielleicht zurückgescheut wären.

Ein Hinweisgebersystem macht Menschen zu Whistleblowern, die ansonsten geschwiegen hätten und still unethisches Verhalten toleriert hätten, dass sie selbst oder das Unternehmen als Ganzes benachteiligt oder sogar in Gefahr bringt.

Was ist Compliance Management?

Compliance ist die Einhaltung aller geltenden Regeln und Gesetze durch die Mitarbeiter und Führungskräfte einer Organisation. Das Compliance Management versucht dementsprechend die Einhaltung zu überwachen und Mittel zur Verfügung zu stellen, die die Einhaltung fördern.

Diese Mittel sind sehr vielfältig und jedes Unternehmen kann andere Anforderungen haben. Bedingt durch Branche, Nische oder Struktur und Kultur des Unternehmens gibt es keine pauschale Lösung. Für alle größeren Unternehmen ist aber die Eruierung eines Compliance Management Systems sinnvoll.

Compliance Management Systeme: Unterstützung für den Compliance Manager

Der Compliance Manager (in Deutschland auch oft Ombudsmann genannt) verantwortet die Einhaltung der Regeln, sprich Compliance, in seiner Organisation. Ein Compliance Management System gibt ihm einen Strauß an Instrumenten an die Hand, um seinen Job sauber zu erledigen. Die Anforderungen an Compliance Management Systeme sind in der ISO-Norm 19600 definiert.

Zentrale Bedeutung kommt im Compliance Management dem Whistleblowing zu. Jeder Compliance Manager ist auf die Hilfe und Unterstützung der Mitarbeiter angewiesen. Umfragen, Studien und vor allem die Praxis zeigen, dass der Löwenanteil aller Mitarbeiter gerne mit dem Compliance Manager kommuniziert, wenn es geeignete Kanäle gibt.

Im deutschen Sprachraum wird meist von einem Hinweisgebersystem gesprochen. Früher war das meist ein Briefkasten, doch davon sind wir heute weit entfernt. Ein gutes Hinweisgebersystem öffnet problemlos und anonym einen bi-direktionalen Kanal für den Informationsaustausch.

Nehmen Sie Kontakt mit den Experten von Got Ethics auf

Das digitale Hinweisgebersystem von Got Ethics hilft Ihrem Unternehmen bei der Herausforderung, die Whistleblower-Richtlinie datenschutz- und gesetzeskonform umzusetzen.

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Wirtschaftskriminalität

verursacht durchschnittlich

1,55 Mio. €

Schaden pro Jahr & Unternehmen